En bref : ce guide donne un modèle de cahier des charges de nettoyage de bureaux à recopier, avec une checklist en fin de page. Un bon cahier des charges de nettoyage de bureaux tient sur une à deux pages. Il décrit les espaces et leur usage, la liste des tâches avec leur fréquence, les horaires et conditions d’accès, les consommables, et la façon dont la qualité sera contrôlée. Avec ces éléments, plusieurs entreprises peuvent chiffrer la même prestation et vous pouvez comparer leurs devis ligne à ligne.

Ce guide s’adresse aux office managers, services généraux, dirigeants de PME et gestionnaires de sites qui veulent lancer ou renouveler un contrat de nettoyage. Il reprend les informations que DADA Service demande avant de chiffrer un entretien de bureaux ou un entretien de copropriété, et explique pourquoi chacune compte.

Pourquoi rédiger un cahier des charges avant de demander un devis

Sans cahier des charges, chaque entreprise de nettoyage imagine sa propre prestation. L’une chiffre deux passages par semaine sans les vitres, l’autre un passage quotidien avec sanitaires renforcés. Les prix ne sont alors pas comparables, et les désaccords apparaissent après la signature : une tâche que vous pensiez incluse ne l’est pas, ou une zone n’est jamais traitée.

Le cahier des charges sert donc à trois choses : obtenir des devis comparables, fixer ce qui est dû à chaque passage, et disposer d’une référence commune le jour où un point ne vous convient pas.

1. Décrire les espaces et leur utilisation

Commencez par un inventaire simple, pièce par pièce ou zone par zone :

• bureaux individuels, open spaces et salles de réunion, avec leur nombre approximatif ;
• sanitaires (nombre de blocs, de cabines, de lavabos) ;
• espaces de pause, kitchenettes, cafétéria ;
• accueil, halls, circulations, escaliers, ascenseurs ;
• locaux techniques, archives, réserves, à inclure ou à exclure explicitement.

Indiquez la surface totale si vous la connaissez, mais aussi les revêtements de sol : moquette, parquet, carrelage, sol souple. Un plateau de 400 m² entièrement moquetté ne se traite pas comme 400 m² de carrelage. Précisez enfin le nombre de personnes présentes et les jours d’occupation : un bureau occupé cinq jours sur cinq par quarante personnes se salit plus vite qu’un espace en télétravail partiel.

2. Lister les tâches et leur fréquence

La forme la plus lisible est un tableau à trois colonnes : la tâche, la zone, la fréquence (à chaque passage, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle). Quelques exemples de lignes :

• vidage des corbeilles et remplacement des sacs : à chaque passage ;
• nettoyage et désinfection des sanitaires, réapprovisionnement en consommables : à chaque passage ;
• aspiration des sols textiles et lavage des sols durs des circulations : à chaque passage ou selon le trafic ;
• dépoussiérage des plans de travail dégagés : hebdomadaire ;
• nettoyage des portes vitrées et traces de doigts : hebdomadaire ;
• nettoyage des vitres : périodique, souvent traité à part ;
• shampooing ou injection-extraction des moquettes : ponctuel, une à plusieurs fois par an selon l’usure.

Distinguer l’entretien courant des opérations périodiques évite deux erreurs fréquentes : payer chaque semaine une tâche qui n’est utile que deux fois par an, ou découvrir que les vitres ne font pas partie du contrat. Si vous hésitez sur le rythme, notre guide sur la fréquence de nettoyage adaptée à des bureaux détaille les critères.

3. Fixer horaires, accès et sécurité

Précisez les plages possibles (tôt le matin, en journée, en soirée), les jours exclus et les périodes de fermeture. Indiquez ensuite comment l’équipe entre dans les locaux : badge, clé, code, accueil, présence d’un gardien. Mentionnez l’alarme et la personne qui communique la procédure, les zones à accès restreint (serveurs, dossiers confidentiels, direction) et les consignes particulières (ne pas déplacer les documents sur les bureaux, ne pas débrancher le matériel).

Le créneau (matin, soir ou journée) change le coût, la sécurité et la facilité de contrôle : indiquez vos contraintes plutôt qu’un horaire imposé, et laissez les entreprises consultées proposer une organisation.

4. Préciser consommables, matériel et déchets

Qui fournit le papier toilette, les essuie-mains, le savon, les sacs poubelle ? Les deux modèles existent : consommables fournis par le client ou inclus dans la prestation. Écrivez-le noir sur blanc, ainsi que l’endroit où ils sont stockés.

Pour les déchets, précisez les flux triés dans vos locaux (papier, carton, emballages, verre, biodéchets de la kitchenette), l’emplacement des bacs de collecte et ce que l’équipe doit faire des cartons volumineux. Les entreprises ont des obligations de tri à la source, notamment depuis le décret dit « 5 flux » de 2016 ; la prestation de nettoyage doit respecter l’organisation que vous avez mise en place, pas la remplacer.

5. Prévoir le contrôle de la qualité

Un contrat de nettoyage se juge dans la durée. Prévoyez dès le cahier des charges :

• un interlocuteur de votre côté, qui reçoit les remarques des collaborateurs ;
• un canal pour signaler un oubli (email, message), avec un délai de reprise convenu ;
• une visite de contrôle périodique, par exemple mensuelle au début du contrat, en suivant la liste des tâches ;
• la façon de traiter une demande hors contrat (un nettoyage après un événement, par exemple) : devis séparé ou avenant.

La liste de tâches partagée est l’outil central : elle permet de distinguer un vrai oubli d’une attente qui n’a jamais été prévue.

6. Indiquer le lieu et les contraintes d’intervention

Donnez l’adresse complète ou au moins la commune, l’étage, la présence d’un ascenseur, les possibilités de stationnement et l’accès au point d’eau. DADA Service intervient à Paris et dans l’est parisien, en Seine-Saint-Denis, dans le Val-de-Marne et dans l’est de la Seine-et-Marne autour de Gournay-sur-Marne ; la commune permet de vérifier que le temps de trajet est compatible avec les horaires demandés avant de s’engager.

Modèle de cahier des charges à recopier

Recopiez ce plan dans un document ou un email, puis remplissez chaque rubrique. Les exemples entre parenthèses sont à remplacer par vos informations.

1. Présentation du site : adresse, surface, étages, effectif, jours d’occupation.
2. Inventaire des zones et revêtements.
3. Tableau tâches / zones / fréquences.
4. Horaires, accès, alarme, zones restreintes.
5. Consommables et déchets.
6. Contrôle qualité et interlocuteurs.
7. Date de démarrage souhaitée et durée du contrat.

Checklist avant d’envoyer votre demande

• ☐ Adresse ou commune, étage, ascenseur, stationnement.
• ☐ Surface approximative et revêtements de sol par zone.
• ☐ Nombre de sanitaires, d’espaces de pause et de salles de réunion.
• ☐ Effectif présent et jours d’occupation.
• ☐ Tableau tâches / zones / fréquences, avec les opérations périodiques à part.
• ☐ Vitres : incluses ou non, faces intérieures et extérieures, hauteur.
• ☐ Plages horaires possibles, accès (badge, clé, gardien), alarme.
• ☐ Consommables : fournis par vous ou inclus.
• ☐ Organisation du tri des déchets.
• ☐ Interlocuteur, canal de signalement et rythme des visites de contrôle.
• ☐ Date de démarrage et durée souhaitée.

Une visite des locaux reste utile avant un contrat récurrent : elle permet de vérifier les surfaces, l’encrassement réel et les accès, et d’ajuster le temps de passage. Lorsque votre document est prêt, vous pouvez demander un devis de nettoyage de bureaux en le joignant à votre message.

Repères du marché

Ces chiffres sont des moyennes du marché français ou des repères réglementaires publiés par des tiers. Ils ne décrivent pas les tarifs ni les pratiques de DADA Service, dont les prix sont fixés par devis selon sa grille.

• Moyenne du marché : l’entretien courant de bureaux se facture entre 20 et 35 € HT de l’heure, soit 1,50 à 4 € HT par m² et par mois selon la fréquence (source : Accecit, prix d’une prestation d’entretien de locaux professionnels).
• Repère courant : une cadence moyenne de 200 m² par heure est retenue pour estimer le temps de passage sur un plateau de bureaux avec sanitaires (source : Accecit, prix d’une prestation d’entretien de locaux professionnels).
• Réglementation : pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, le client doit obtenir l’attestation de vigilance Urssaf de son prestataire (source : Service-public.fr, attestation de vigilance).

Questions fréquentes

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